クライアントの承認がないまま公開日時が来たら：公開する、保留する、見送る？

公開日時までにクライアントが投稿を承認しなかったら、保留にします。投稿はクライアントの名前で公開され、間違った価格を説明するのはクライアントです。契約書にそう書いてあっても、沈黙はOKではありません。最初の投稿の前に承認期限を合意し、まだ時間があるうちに期限が見えるようにして、期限を過ぎた投稿は公開せず、日時を動かします。

クライアントの返事がないのは、ほとんどの場合、断っているからではありません。カフェのオーナーは朝7時、オーブンを温めている間にメッセージを見て、朝の忙しい時間が終わったら返事をしようと思います。忙しさが落ち着くのは15時。投稿は9時の予定でした。

沈黙が当たり前になるのは、依頼のどこにも、沈黙したらどうなるかが書かれていないからです。「お時間のあるときに見ていただけますか？」には期限がないので、期限のあるすべてのことに負けてしまいます。よいSNS承認プロセスとは、ほとんどの場合、期限をそれ自体に含んだ依頼のことです。

公開日時が来ても返事がないとき、選べる道は4つあります。

• そのまま公開する。カレンダーは埋まったままですが、リスクはクライアントのアカウントに移ります。投稿に先月の価格が載っていたら、公開したのは自分たちです。
• 契約の条項に基づいて公開する。クライアントが期限内に異議を唱えなければ承認とみなす、と契約書に書いてあります。それでも投稿は誰の目にも触れずに公開されます。
• 承認まで保留する。投稿は待機し、クライアントのOKが出たら新しい日時に公開されます。1日遅れますが、誰も見ていないものは公開されません。
• 見送る。投稿は下書きに戻ります。過ぎてしまう日付に結びついたもの、たとえばランチの特別メニューや週末のイベントに向いています。

「異議がなければ承認」にすれば、カレンダーは止まりません。でも投稿が間違っていた日、変わった価格や、もう辞めた人の写真が載っていた日には、その条項が決めるのは誰の責任かということだけです。投稿を取り下げてくれるわけではなく、クライアントには「読まなくてもいい」と教えることになります。

クライアントによって変わるのは、投稿がOKを待つかどうかではありません。どれだけ早く送るか、そして期限までに承認されなかった投稿を動かすか取りやめるかで、それは間違った投稿がどれだけの損失になるかで決まります。

歯科医院や薬局は、公に言ってよいことについてのルールのもとで仕事をしています。投稿は1週間前に送り、期限までに承認されなかったものは急いで出さずに取りやめます。カフェなら、その週の投稿を月曜日の朝に確認してもらえばよく、期限までに承認されなかった投稿は日時を動かすだけです。どう決めるにしても、クライアントごとに書き留めておきましょう。

ルールが機能するのは、最初の投稿が期限を過ぎたあとではなく、最初の投稿の前にクライアントが聞いていたときです。自分たちの数字を入れて、わかりやすい言葉で契約書に書いておきましょう。

最初の打ち合わせでは、誰が承認するのかを名前で確認し、その人が不在のときに誰が承認するのかも聞いておきます。オーナーが8月に休みを取るカフェなら、7月のうちに2人目の名前が必要です。

承認が間に合わない原因のほとんどは、誰にも見えていなかった期限です。依頼の中に、投稿がいつ公開されるかをクライアントの現地時間で書き、返事がなかったらどうなるかも書きます。前日のリマインダーでは、それをはっきり伝えます。

リマインダーは1時間前ではなく前日に送り、クライアントが次にスマートフォンを見たときに返事ができるようにします。期限が過ぎたら、メッセージに書いたとおりにしてください。そうしないと、次の期限はただの目安になってしまいます。

SPREVAでは、保留は設定1つです。承認を有効にすると、公開日時までに誰も承認しなかった投稿は公開されず、下書きに戻って作成者に知らせが届きます。レビュアーはどのプランでも無料で、1つのワークスペースにつき最大25人まで招待できます。どのプランも7日間のトライアルから始まります。承認の必須化のしくみ。