「這不是我核准的」：該拿什麼給客戶看

客戶對貼文有異議時，光證明客戶核准過某個東西還不夠：你需要證明他們核准的就是這一則。值得保存的紀錄要寫明誰核准、何時核准、確切是哪個版本，並說明貼文之後是否有變動。在 SPREVA 中，客戶按下「核准」的那一刻，每次核准就會自動留下這樣的紀錄。紀錄可以列印或另存成 PDF，CSV 則能彙整一段期間內的所有決定。

大部分的核准都是聊天室裡的一句回覆：截圖下的一個讚、草稿下的「看起來不錯」、通話結束時的「就這樣發吧」。每一個都是真的，但都有同樣的弱點：沒說回覆的是哪個版本。截圖是在價格更正之前截的；那通電話一次講了四則貼文。

而且也不一定說得清楚是誰：在群組聊天中，回覆的人不一定是做決定的人。一個月後要找出來，還得在客戶等著的時候一路往上滑。

不論用什麼工具，值得保存的核准都要能回答四個問題，而且不必靠任何人的記憶：

• 誰。一個有名有姓的人，附上他們當天使用的電子郵件地址，而不是聊天室裡的暱稱。
• 何時。他們核准的時間點，以雙方讀起來都一樣的時區表示。
• 確切是什麼。每個帳號的文案、圖片和帳號在那一刻的樣子，以及之後是否有任何變動。
• 之前發生過什麼。較早的幾輪來回，以及要求修改的備註，讓這次核准能放在前後脈絡中解讀。

在 SPREVA 中，核准會自動建立這份紀錄：客戶當天的名字和電子郵件、時間，以及他們看到的內容的完整副本，並附上指紋，也就是一組 SHA-256，只要有一個字、一個檔案或一個帳號不同，它就會不一樣。較早的幾輪來回和它們的備註也會一併保留。

貼文在核准後還是會改：一個錯字、一個價格、一張更好的照片。在 SPREVA 中，修改已核准貼文的文案、圖片或帳號，會讓貼文重新送出核准，時間保持不變。如果只是手滑改錯，按「復原」就能找回已核准的版本和核准。

只移動時間就不一樣了：貼文仍然是核准過的那一則，所以不會再審核一次。移動會寫進紀錄，包括是誰移動的，客戶也會在貼文上看到。

每則已核准的貼文，頁面上都有一份可以直接列印的「核准紀錄」：核准時的貼文、預定和實際發布的時間、核准者和他們當天的電子郵件、以 UTC 和工作空間時區表示的核准時間點、附上指紋的版本，以及較早的幾輪來回。瀏覽器可以直接列印，或另存成 PDF。

如果要看一段期間，「貼文」中的「匯出核准紀錄」會產生一個 CSV，每個決定一行：誰核准或要求修改、何時，以及針對哪個版本，可以選擇日期範圍，也可以只看一個行銷活動。這就是附在月報裡的那個檔案。

紀錄不是武器，而寫信說「這不是我核准的」的客戶，通常是擔心，而不是要找麻煩。回覆之前先打開紀錄：貼文要不是照核准的樣子發出，就是之後有變動，而不論是哪一種，有紀錄都比憑記憶好談。

如果貼文是照核准的樣子發出，就直接說明，附上紀錄，並提出你現在能做什麼：

如果貼文在核准後有變動，也要說清楚，並說明你之後會怎麼做。紀錄找出自己團隊的疏失，就和證明客戶核准了什麼一樣容易。

邀請一位客戶成為審核者，送一則貼文給他們，等他們核准後打開這則貼文的「核准紀錄」。所有方案的審核者都是免費的，每個工作空間最多 25 位，而且每個方案都有 7 天試用。客戶核准如何運作。