Comment partager des photos, des vidéos et des dossiers entre espaces de travail, sans les copier

Dans la médiathèque, ouvrez le menu d’un fichier ou d’un dossier, choisissez Partager…, puis cochez les autres espaces de travail qui doivent y avoir accès. Ils le voient, marqué comme partagé, et peuvent l’utiliser dans des publications et dans le Studio, mais seul l’espace de travail d’origine peut le modifier ou le supprimer. Un dossier partagé inclut tout ce que vous y ajoutez par la suite. Vous pouvez arrêter le partage à tout moment, et SPREVA vous prévient d’abord si quelqu’un l’utilise.

Le partage sert aux fichiers dont plusieurs espaces de travail ont besoin et qu’aucun ne doit modifier de son côté :

• Une entreprise avec un espace de travail par marque ou par pays, qui partage les logos, les photos des produits et les images approuvées.
• Une agence avec sa propre banque de vidéos et de musiques, utilisée dans les espaces de travail de ses clients.
• Un créateur avec un espace de travail par chaîne, qui partage entre eux les plans de coupe et les intros.

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   Dans la médiathèque, ouvrez le menu d’un fichier ou d’un dossier et choisissez Partager….

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   Cochez les espaces de travail qui doivent y avoir accès, ou choisissez Sélectionner tous mes espaces de travail, puis appuyez sur Enregistrer.

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   Un dossier est partagé avec tout son contenu, y compris les fichiers ajoutés plus tard : le dossier partagé reste donc à jour de lui-même.

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   Dès lors, le fichier ou le dossier indique avec combien d’espaces de travail il est partagé, et le même menu permet de changer qui y a accès.

Les fichiers partagés apparaissent dans la médiathèque de l’espace de travail qui les reçoit, sous Partagé avec cet espace de travail, chacun avec la mention de sa provenance :

• Utilisez-les dans des publications et dans les vidéos du Studio, et retrouvez-les dans la recherche, comme n’importe quel autre fichier.
• Ils ne peuvent pas y être modifiés : impossible de les renommer, de leur ajouter des étiquettes, de les déplacer ou de les supprimer. Ouvrez-les dans leur propre espace de travail pour les modifier.
• Copier dans ma médiathèque crée une copie propre à cet espace de travail, pour le jour où il a besoin de la modifier.
• Retirer de cet espace de travail permet à un propriétaire ou à un administrateur de l’espace de travail de ne plus afficher un dossier partagé inutile.

Un fichier partagé n’est pas copié : il reste dans l’espace de travail qui l’a partagé et compte dans le stockage de celui-ci. Il n’y a donc qu’un logo à tenir à jour, pas cinq, et les autres espaces de travail ne remplissent jamais leur propre stockage avec les mêmes fichiers.

Ouvrez le même menu, qui indique désormais combien d’espaces de travail y ont accès, et appuyez sur Arrêter le partage. Si un espace de travail utilise le fichier, SPREVA vous montre d’abord combien de ses projets Studio et de ses publications l’utilisent. Ils le conservent, mais ne peuvent ni l’exporter ni le publier tant qu’il n’est pas de nouveau partagé ; ce qui a déjà été exporté reste tel quel.

Une publication dont le fichier n’est plus partagé s’arrête avant de partir et indique pourquoi : vous pouvez alors remplacer le fichier ou demander qu’il soit de nouveau partagé. Rien n’est publié avec une image manquante.

Une vidéo entière peut aussi changer d’espace de travail. Dans le Studio, choisissez Copier vers un espace de travail… sur un projet : l’espace de travail choisi reçoit sa propre copie du projet, tandis que les fichiers qu’il utilise restent où ils sont et sont partagés avec lui. Les polices de la marque dont il a besoin l’accompagnent. Le Studio fait partie des forfaits Pro et Business.

Un agent IA connecté à SPREVA peut lui aussi partager des fichiers, et il demande votre approbation avant de le faire :

Créez un dossier avec les fichiers dont chaque espace de travail a besoin, partagez-le avec tous, et n’importez plus jamais deux fois le même logo. Chaque forfait commence par un essai de 7 jours. Gérer les réseaux sociaux de plusieurs clients sans publier sur le mauvais compte.