Cloud-Speicher

Ein Cloud-Speicher ist ein Google-Drive- oder Dropbox-Konto, das dir gehört und das du einmal mit deinem Workspace verbindest. Diese eine Verbindung erledigt drei Dinge:

• Ein Backup. SPREVA behält eine Kopie deiner Mediathek in deinem Speicher, geordnet wie in SPREVA, und hält sie selbst auf dem neuesten Stand.
• Deine Dateien in SPREVA. Die Dropbox-Ordner, die du auswählst, erscheinen in SPREVA, und du importierst ihre Dateien von Hand oder automatisch. Aus Google Drive importierst du die Dateien, die du auswählst.
• Ein Link, der um Dateien bittet. Wer keinen Speicher mit dir teilen kann, legt über einen Link Dateien anfordern Dateien direkt in einen Ordner deiner Mediathek.

Cloud-Speicher sind in jedem Tarif enthalten. Ein Workspace kann ein Google Drive und ein Dropbox verbinden und beide gleichzeitig nutzen.

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   Öffne in SPREVA Einstellungen, dann Cloud-Speicher.

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   Klicke auf Google Drive verbinden oder Dropbox verbinden, melde dich bei diesem Konto an und erlaube SPREVA den Zugriff.

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   Zurück in SPREVA beginnt das erste Backup sofort. Bei Dropbox fragt SPREVA außerdem, welche Ordner angezeigt werden sollen: Wähle jetzt welche aus, oder überspringe den Schritt und wähle sie später.

Inhaber und Administratoren verbinden einen Speicher und ändern seine Einstellungen. Alle anderen im Workspace sehen, wie es läuft.

Jeder Speicher erscheint auch unter Medien, unter den eigenen Ordnern von SPREVA, mit der Zahl der Dateien in seinem Backup. Öffne ihn, um zu sehen, was gesichert ist und was noch wartet.

SPREVA ordnet das Backup so, wie deine Mediathek in SPREVA geordnet ist, in denselben Ordnern und unter denselben Namen, und hält es selbst auf dem neuesten Stand: Eine neue Datei wird innerhalb weniger Minuten kopiert.

In Google Drive liegt das Backup in einem Ordner mit dem Namen deines Workspace, in einem Ordner SPREVA unter Meine Ablage. In Dropbox liegt es in einem Ordner mit dem Namen deines Workspace, in einem Ordner SPREVA auf der obersten Ebene deiner Dropbox.

• Das Original jeder Datei in deiner Mediathek, in voller Qualität und unter dem Namen, den sie in SPREVA hat.
• Deine Studio-Exporte, wenn Studio-Exporte einbeziehen eingeschaltet ist. Sie landen in einem Ordner Exports, mit einem Ordner pro Projekt.

Beiträge, Skripte und Studio-Projekte werden nicht kopiert: Ein Backup enthält deine Dateien. Eine Datei, die du aus einem Speicher importiert hast, wird nicht zurück in das Backup desselben Speichers kopiert.

• Umbenennen oder verschieben: Wenn du eine Datei oder einen Ordner umbenennst oder verschiebst, passiert im Backup dasselbe.
• Drehen: Wenn du ein Bild oder ein Video drehst, bekommt dein Backup die neue Version. Google Drive und Dropbox behalten die vorherige im Versionsverlauf der Datei.
• Löschen: Eine Datei, die du in SPREVA löschst, bleibt in deinem Backup. SPREVA löscht nie etwas in deinem Google Drive oder Dropbox.

Lass unter Was gesichert wird die Option Ganze Bibliothek stehen, oder wähle Ausgewählte Ordner und füge die gewünschten Ordner hinzu. Ein Ordner bringt die Ordner darin mit, und eine Datei, die du hineinverschiebst, wird mitgesichert.

Nimmst du einen Ordner heraus, werden neue Dateien daraus nicht mehr kopiert. Was schon kopiert wurde, bleibt im Backup.

• Pausieren hält das Kopieren an, bis du es wieder ausschaltest. Nichts wird entfernt, und das Backup holt alles nach, sobald es weiterläuft.
• Jetzt sichern startet sofort ein Backup, statt auf die nächste Änderung zu warten, und versucht jede Datei erneut, die nicht kopiert werden konnte.
• Backup prüfen sucht jede Datei in deinem Google Drive oder Dropbox und zählt die, die nicht mehr da sind. Jetzt sichern kopiert sie dann erneut.

SPREVA legt eine Datei, die du in Google Drive oder Dropbox gelöscht hast, nie von selbst wieder ab, falls du sie gelöscht hast, um Platz zu schaffen.

In Dropbox wählst du die Ordner aus, die du in SPREVA sehen willst: einen eigenen oder einen, den ein Kunde mit dir teilt.

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   Klicke unter Einstellungen, dann Cloud-Speicher, bei deiner Dropbox auf Ordner auswählen…. SPREVA fragt auch direkt, nachdem du sie verbunden hast.

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   Öffne deine Ordner Ebene für Ebene und hake die gewünschten an. Der Pfad jedes angehakten Ordners steht unter der Liste.

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   Klicke auf die Schaltfläche, die sie anzeigt, zum Beispiel 3 Ordner anzeigen. Sie erscheinen unter Medien, unter deiner Dropbox.

Ein ausgewählter Ordner ist ein Fenster in deine Dropbox, keine Kopie. Öffnest du ihn unter Medien, siehst du mit Vorschaubildern, was gerade darin liegt, aber nichts davon ist in SPREVA, bis du es importierst: Bis dahin kannst du eine Datei weder in einem Beitrag noch im Studio verwenden, und sie zählt nicht zu deinem Speicherplatz.

Die ausgewählten Ordner stehen unter Einstellungen, dann Cloud-Speicher, bei In SPREVA angezeigte Ordner, jeweils mit der Zahl ihrer Dateien und der Zeit der letzten Prüfung. Entfernen nimmt einen Ordner aus SPREVA heraus, und was du daraus schon importiert hast, bleibt in deiner Mediathek.

Öffne unter Medien einen ausgewählten Ordner und hol seine Dateien in deine Mediathek:

• Eine Datei oder eine Auswahl. Hake die gewünschten Dateien an und klicke auf die Schaltfläche zum Importieren, die erscheint, zum Beispiel 6 Dateien importieren.
• Alles hier. Alles hier importieren importiert jede Datei im geöffneten Ordner. Vorher sagt dir SPREVA, wie viele Dateien das sind und wie viel Platz sie brauchen.
• Schon in deiner Mediathek. Unter einer Datei, die du schon importiert hast, steht In der Mediathek. Klicke darauf, um sie in deiner Mediathek zu öffnen.

Dateien, die du aus einem ausgewählten Ordner importierst, landen in einem Ordner deiner Mediathek namens From Dropbox (oder From Google Drive), mit einem Ordner für jeden ausgewählten Ordner. Um sie woanders abzulegen, nutze Importieren in bei diesem Ordner unter Einstellungen, dann Cloud-Speicher. Dateien, die du im Fenster von Google auswählst oder nach einem Klick auf Hochladen unter Dropbox anhakst, landen in dem Ordner, den du beim Auswählen unter Medien geöffnet hattest.

Eine Datei, die die Mediathek wegen ihres Typs oder ihrer Größe nicht annimmt, wird abgeblendet mit dem Grund angezeigt und lässt sich nicht anhaken. Die Suche findet Dateien im geöffneten Ordner nach Namen; die übrigen Filter der Mediathek gelten dort nicht.

Schalte unter Einstellungen, dann Cloud-Speicher, für einen Ordner Automatisch importieren ein, und SPREVA holt jede neue Datei darin innerhalb weniger Minuten, ohne dass du etwas öffnen musst. So arbeitest du mit einem Kunden, der Bilder in einen Ordner legt, den er mit dir teilt.

• Nie dieselbe Datei zweimal. SPREVA merkt sich, was es importiert hat, und überspringt eine Datei, die schon in deiner Mediathek ist. Eine Datei, die sich in deinem Speicher geändert hat, kommt als neue Datei neben der vorherigen dazu.
• Unterordner bleiben erhalten. Ein Ordner im ausgewählten Ordner wird zu einem Ordner in dessen Ordner in deiner Mediathek.
• Nur Importiertes zählt. Was in deinem Speicher liegt, belegt keinen Speicherplatz deines Tarifs: Eine Datei zählt, sobald sie importiert ist. Ist dein Speicherplatz voll, halten die Importe an, bis wieder Platz ist, und die Inhaber bekommen Bescheid.
• Du erfährst, was angekommen ist. Nach einem Import bekommt der Workspace eine Benachrichtigung, zum Beispiel „12 Dateien sind aus Dropbox in Kundenfotos angekommen“, mit einem Link zum Ordner.

Unter Medien zeigt so ein Ordner Importiert von selbst und die Zeit der letzten Prüfung. Jetzt prüfen sucht sofort nach neuen Dateien, statt zu warten.

In Google Drive importierst du Dateien, indem du sie im Fenster von Google auswählst. SPREVA bekommt Zugriff auf die ausgewählten Dateien und auf sonst nichts.

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   Öffne unter Medien den Ordner, in den die Dateien sollen, und klicke auf Hochladen.

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   Wähle Google Drive, neben Dateien und Ordner. Das Fenster von Google öffnet sich.

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   Wähle dort deine Dateien aus, gern mehrere auf einmal, und bestätige. SPREVA importiert sie in den Ordner, den du geöffnet hattest.

Im selben Fenster gibt es auch Dropbox, das deine Dropbox öffnet, damit du Dateien von überall darin anhaken kannst. Ist ein Speicher noch nicht verbunden, sagt das Fenster es dir und führt dich zum Verbinden. Eine Datei, die du schon importiert hast, wird beim erneuten Auswählen nicht noch einmal importiert.

Mit einem Link Dateien anfordern kann jeder Dateien in einen Ordner deiner Mediathek legen, ohne Konto und ohne eigenen Speicher: ein Kunde, eine Fotografin, ein Gast.

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   Öffne unter Medien das Menü eines Ordners und wähle Dateien anfordern….

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   Gib der Anfrage eine Bezeichnung, die die Person sieht, zum Beispiel „Fotos für den Launch“, und wähle, wann der Link abläuft: in 7 Tagen, in 30 Tagen oder nie.

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   Klicke auf Link erstellen, kopiere den Link und schicke ihn an die Person, die dir Dateien senden soll.

Wer den Link öffnet, sieht eine Seite deines Workspace, die um Dateien bittet, mit deiner Bezeichnung. Die Person kann ihren Namen angeben, ihre Dateien hinzufügen und zusehen, wie sie hochgeladen werden, bis jede fertig ist.

• Nur dieser Ordner empfängt. Die Dateien landen in dem Ordner, an dem du den Link erstellt hast, und nirgends sonst. Die Person sieht nie, was schon darin liegt, und auch sonst nichts aus deinem Workspace.
• Du erfährst, was angekommen ist. Der Workspace bekommt eine Benachrichtigung, zum Beispiel „Ana hat Dateien für ‚Fotos für den Launch‘ geschickt“, mit einem Link zum Ordner. Der Name, den die Person angegeben hat, wird mit den Dateien gespeichert.
• Die üblichen Grenzen gelten. Die Dateien zählen zum Speicherplatz deines Tarifs und haben dieselben Größengrenzen wie deine eigenen Uploads. Ein Link nimmt bis zu 200 Dateien pro Stunde an.

Ein Ordner hat immer nur einen Link. Wähle an ihm erneut Dateien anfordern…, um den Link zu sehen und wie viele Dateien darüber angekommen sind, oder um Link deaktivieren zu wählen. Ein deaktivierter oder abgelaufener Link zeigt einen kurzen Satz und sonst nichts.

Jeder, der den Link hat, kann Dateien in diesen Ordner legen. Schick ihn also nur an die Personen, die du meinst, und deaktiviere ihn, sobald du hast, was du brauchst.

Wenn ein Speicher dich braucht, sagt SPREVA den Inhabern und Administratoren des Workspace Bescheid und markiert den Speicher unter Medien.

• Erneut anmelden. Wenn Google Drive oder Dropbox den Zugriff von SPREVA beendet, zum Beispiel weil er dort entfernt wurde, halten das Backup und die Importe an. Öffne Einstellungen, dann Cloud-Speicher, und klicke auf Erneut anmelden: Alles macht dort weiter, wo es aufgehört hat.
• Dein Speicher ist voll. Das Backup hält an, bis wieder Platz ist. Gib Speicher frei oder hol dir mehr bei Google oder Dropbox, und klicke dann auf Jetzt sichern. SPREVA versucht es außerdem einmal am Tag erneut.
• Eine Datei konnte nicht kopiert werden. Das Backup führt sie mit dem Grund unter Fehlgeschlagen, und SPREVA versucht es später erneut.
• Eine Datei konnte nicht importiert werden. SPREVA vermerkt den Grund am Ordner, und die übrigen Dateien kommen weiter an.

Ein Backup läuft weiter, solange ein Workspace pausiert ist, zum Beispiel nach dem Ende seines Tarifs. Deine Dateien bleiben also in deinem Google Drive oder Dropbox, auch wenn der Workspace gelöscht wird. Ein pausierter Workspace kann keinen neuen Speicher verbinden, und seine Links Dateien anfordern nehmen keine Dateien mehr an.

Unter Einstellungen, dann Cloud-Speicher, entfernt Trennen den Zugriff von SPREVA auf dein Google Drive oder Dropbox, und das Backup und die Importe halten an. Die Dateien, die schon in deinem Speicher liegen, bleiben, wo sie sind, und sie gehören dir. Was du importiert hast, bleibt in deiner Mediathek.

Du kannst den Zugriff auch auf der Seite mit den Berechtigungen deines Google-Kontos oder unter den verbundenen Apps in Dropbox entfernen. SPREVA zeigt dann an, dass du dich für den Speicher erneut anmelden musst.