Le client ne l’avait jamais approuvée, et elle est partie quand même

Activez « Les publications doivent être approuvées avant de partir » dans Paramètres, Général, et chaque publication est d’abord envoyée en relecture. Les Responsables de publication et les agents IA envoient les publications en relecture au lieu de les programmer, et personne n’approuve une publication qu’il a lui-même envoyée. Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent toujours programmer sans relecture, et c’est consigné. Une publication que personne n’a approuvée à son heure ne part pas, et modifier une publication approuvée la renvoie en approbation.

Demandez à une agence comment une publication est partie sans approbation, et la réponse n’est presque jamais « nous l’avons décidé ». C’est l’une de ces situations :

• L’heure a bougé. La publication était prévue vendredi, et le client répond le jeudi. Quelqu’un l’a avancée à mercredi pour combler un trou, et elle est partie sans avoir été vue.
• La légende a été corrigée après le oui. Une coquille, un hashtag, un prix rectifié à la dernière minute : de petits changements qui finissent par donner une publication que le client n’a jamais vue.
• Quelqu’un l’a programmée dans la précipitation. Un collègue qui remplaçait un absent a trouvé un brouillon terminé, l’a cru approuvé et l’a programmé.
• Un outil l’a programmée. Une intégration ou un agent IA a fait ce qu’on lui demandait, et personne ne lui a demandé d’attendre.

Aucune de ces situations n’est de la négligence. Chaque fois, c’est quelqu’un qui fait son travail dans un espace de travail qui ne sait pas quelles publications sont approuvées. La solution : un processus d’approbation des publications par lequel passent toutes les portes.

Dans SPREVA, c’est un seul paramètre, « Les publications doivent être approuvées avant de partir », dans Paramètres, Général, réservé aux Propriétaires et aux Administrateurs. Il s’applique à toutes les façons dont une publication peut partir : l’éditeur de publication, l’import en masse, l’API et les agents IA.

Invitez ensuite la personne qui approuve, généralement le client, avec le rôle Relecteur : gratuit, sans place, et qui ne voit que les publications qui lui sont envoyées. Tant qu’il n’y a aucun relecteur, ce sont les Propriétaires et les Administrateurs qui sont sollicités. Comment le client approuve depuis son téléphone.

Laissez-le désactivé quand personne d’autre n’a besoin de dire oui : une équipe d’une seule personne ne ferait que se demander son propre avis, et personne n’approuve sa propre publication. Désactivé, il laisse toute personne qui rédige des publications en envoyer une en relecture pour un second regard.

Une fois l’option activée, le bouton de l’éditeur de publication dépend de qui rédige, et l’heure ou la file d’attente est choisie d’abord, si bien qu’approuver ne demande rien de plus :

• Un Éditeur voit Envoyer en relecture, comme lorsque l’approbation est désactivée : il rédige la publication, choisit quand elle part, et l’envoie.
• Un Responsable de publication voit Envoyer en relecture à la place de Programmer. Il ne peut ni programmer une publication sans approbation, ni en approuver une.
• Un Propriétaire ou un Administrateur voit aussi Programmer sans relecture, pour le jour où le client est injoignable et où la publication ne peut pas attendre. C’est consigné exactement comme tel, jamais comme une approbation.
• Un agent IA qui programme une publication l’envoie en relecture à la place, et le dit. Les agents et les clés API ne peuvent jamais approuver : une approbation vient d’une personne.

Une publication en relecture n’est pas programmée ; elle attend. Les relecteurs reçoivent un seul e-mail avec tout ce qui attend, environ un quart d’heure après l’envoi de la dernière publication, puis un rappel la veille de l’heure la plus proche. Au moment de ce rappel, l’auteur apprend que personne n’a encore répondu, et peut relancer le relecteur depuis la publication.

Si l’heure arrive et que personne n’a approuvé, la publication ne part pas. Elle redevient un brouillon et son auteur est prévenu : elle peut prendre une nouvelle heure et repartir en relecture. Rien ne part parce qu’un compte à rebours est arrivé à zéro.

Une approbation porte sur une version. Modifiez la légende, une image ou les comptes d’une publication approuvée, et elle retourne en relecture en gardant son heure. L’éditeur de publication prévient avant la première modification, et Annuler rétablit la version approuvée et son approbation.

Déplacer seulement l’heure ne redemande rien au client : une publication qui part une heure plus tard reste celle que le client a approuvée. Le déplacement est consigné, et le client le voit sur la publication. Ce que conserve le registre d’une approbation.

Activez l’approbation dans l’espace de travail d’un client, invitez ce client avec le rôle Relecteur et envoyez-lui les publications de la semaine prochaine. L’approbation fonctionne sur tous les forfaits, les relecteurs sont gratuits jusqu’à 25 par espace de travail et n’occupent aucune place, et chaque forfait commence par un essai de 7 jours.