So betreust du Social Media im Team: Rollen, Freigabe und wer veröffentlichen darf

Gib jeder Person die kleinste Rolle, mit der sie ihre Arbeit machen kann: Bearbeiter schreiben und schicken zur Prüfung, Veröffentlicher planen, ein Administrator verwaltet Konten und Personen. Aktiviere die Freigabe, damit nichts ungesehen rausgeht, und lade Kunden oder Vorgesetzte als Prüfer ein, die keinen Teamplatz belegen. Halte getrennte Marken oder Kunden in getrennten Workspaces, und lass das Aktivitätsprotokoll beantworten, wer was getan hat.

Jedes Mitglied eines Workspace hat eine Rolle:

Die meisten Teams sehen aus wie eines dieser drei:

• Ein kleines Unternehmen: der Inhaber und ein Bearbeiter, der die Beiträge der Woche schreibt, die der Inhaber dann veröffentlicht.
• Ein Marketingteam: ein Administrator für die Konten, Veröffentlicher, die den Kalender führen, Bearbeiter, die schreiben, und die Freigabe ist aktiviert.
• Eine Agentur: ein Workspace pro Kunde, in jedem das Team, und der Kunde als Prüfer, der seine eigenen Beiträge freigibt. So betreust du Social Media für mehrere Kunden, ohne beim falschen zu posten.

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   Öffne Team und drück auf Einladen.

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   Gib die E-Mail-Adresse der Person ein und wähl ihre Rolle. Wer schon ein SPREVA-Konto hat, ist sofort dabei; alle anderen bekommen einen Einladungslink.

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   Der Link gilt 7 Tage und nur für diese E-Mail-Adresse. Neuer Link ersetzt ihn, Einladung zurückziehen macht ihn ungültig.

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   Eine Rolle kannst du jederzeit ändern. Verlässt jemand das Team, entfern die Person: Ihre API-Schlüssel funktionieren dann ebenfalls nicht mehr.

Aktiviere in den Einstellungen Beiträge brauchen eine Freigabe, bevor sie rausgehen. Ab dann gilt:

• Beiträge werden zur Prüfung geschickt, statt geplant zu werden, von Bearbeitern wie von Veröffentlichern. Prüfer geben sie frei; gibt es keine, tun das Inhaber und Administratoren.
• Ein Prüfer gibt frei oder fordert Änderungen an, mit einer Notiz; das schickt den Beitrag als Entwurf an seinen Autor zurück.
• Ein freigegebener Beitrag behält seine Zeit. Wird er bearbeitet, geht er zurück in die Prüfung; wird nur seine Zeit verschoben, nicht.
• Niemand gibt seinen eigenen Beitrag frei. Inhaber und Administratoren können ohne Prüfung planen, wenn es sein muss, und das wird festgehalten.

Gibt bis zu seiner Zeit niemand einen Beitrag frei, geht er nicht raus: Er wird wieder ein Entwurf, und sein Autor erfährt es. Der Kunde hat nicht freigegeben, und der Beitrag ist fällig: veröffentlichen, zurückhalten oder streichen?.

Nur Inhaber und Administratoren verbinden soziale Konten und verbinden sie erneut, wenn der Zugriff abläuft; alle anderen werden gebeten, einem Administrator Bescheid zu geben. Jede Rolle außer Prüfer sieht alle Konten im Workspace. Dürfen Personen die Konten der anderen nicht sehen, gib also jeder Marke oder jedem Kunden einen eigenen Workspace.

Das Aktivitätsprotokoll zeigt Inhabern und Administratoren, wer im Workspace was wann getan hat. Jeder Beitrag hat seinen eigenen Verlauf, und ein freigegebener Beitrag behält ein Freigabeprotokoll, das du drucken kannst: wer ihn geschickt hat, wer ihn freigegeben hat und was in diesem Moment darin stand.

Bearbeiten zwei Personen denselben Beitrag und eine speichert zuerst, wird das zweite Speichern mit dem Hinweis abgelehnt, die Seite neu zu laden. So wird niemandes Arbeit stillschweigend überschrieben. Die Gewohnheit, die das vermeidet: Für jeden Beitrag ist eine Person zuständig, bis er zur Prüfung geschickt wird.

Starter umfasst 3 Mitglieder, Pro 10 und Business 25, und offene Einladungen zählen mit. Eine Person zählt über alle Workspaces, die du bezahlst, nur einmal. Prüfer belegen keinen Teamplatz, bis zu 25 pro Workspace in jedem Tarif.

Lade dein Team mit der kleinsten Rolle ein, die jede Person braucht, aktiviere die Freigabe und schick den ersten Beitrag zur Prüfung. Jeder Tarif beginnt mit einer Testphase von 7 Tagen. SPREVA für Agenturen.