Como gerir as redes sociais em equipa: funções, aprovação e quem pode publicar

Dê a cada pessoa a função mais restrita que lhe permita fazer o seu trabalho: os Editores escrevem e enviam para revisão, os Publicadores agendam, um Administrador gere as contas e as pessoas. Ative a aprovação para que nada saia sem ser visto, e convide clientes ou chefias como Revisores, que não ocupam lugar. Mantenha marcas ou clientes diferentes em áreas de trabalho separadas, e deixe que o registo de atividade responda à pergunta de quem fez o quê.

Cada membro de uma área de trabalho tem uma função:

A maioria das equipas parece-se com uma destas:

• Uma pequena empresa: o proprietário e um Editor que escreve as publicações da semana para o proprietário as publicar.
• Uma equipa de marketing: um Administrador para as contas, Publicadores que gerem o calendário, Editores que escrevem, e a aprovação ativada.
• Uma agência: uma área de trabalho por cliente, a equipa em cada uma, e o cliente como Revisor, a aprovar as publicações que são dele. Como gerir as redes sociais de vários clientes sem publicar no cliente errado.

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   Abra Equipa e carregue em Convidar.

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   Introduza o e-mail da pessoa e escolha a função dela. Quem já tiver uma conta SPREVA entra de imediato; os restantes recebem uma ligação de convite.

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   A ligação funciona durante 7 dias e só para esse endereço de e-mail. Ligação nova substitui-a, Retirar convite cancela-a.

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   Mude uma função sempre que quiser. Quando alguém sai, remova essa pessoa: as chaves de API dela deixam de funcionar também.

Em Definições, ative As publicações precisam de aprovação antes de saírem. A partir daí:

• As publicações são enviadas para revisão em vez de agendadas, tanto pelos Editores como pelos Publicadores. Quem as aprova são os Revisores ou, se não houver nenhum, os Proprietários e os Administradores.
• Um revisor aprova, ou pede alterações com uma nota, o que devolve a publicação ao autor como rascunho.
• Uma publicação aprovada mantém a hora. Editá-la devolve-a à revisão; mudar só a hora, não.
• Ninguém aprova a sua própria publicação. Os Proprietários e os Administradores podem agendar sem revisão quando não há outro remédio, e isso fica registado.

Se ninguém aprovar uma publicação até à hora marcada, ela não sai: volta a ser um rascunho e o autor é avisado. O cliente não aprovou e a publicação tem de sair: publicar, segurar ou deixar cair?.

Só os Proprietários e os Administradores ligam contas sociais e as voltam a ligar quando o acesso expira; a todos os outros, pede-se que avisem um administrador. Todas as funções, exceto Revisor, veem todas as contas da área de trabalho, por isso, quando as pessoas não podem ver as contas umas das outras, dê a cada marca ou cliente a sua própria área de trabalho.

O registo de atividade, para Proprietários e Administradores, mostra quem fez o quê na área de trabalho, e quando. Cada publicação tem a sua própria atividade, e uma publicação aprovada guarda um registo de aprovação que pode imprimir: quem a enviou, quem a aprovou e o que dizia nesse momento.

Se duas pessoas editarem a mesma publicação e uma guardar primeiro, a segunda não consegue guardar e vê uma mensagem a pedir que recarregue a página, para que o trabalho de ninguém seja substituído sem aviso. O hábito que o evita: cada publicação tem um só responsável até ser enviada para revisão.

O Starter inclui 3 membros, o Pro 10 e o Business 25, e os convites pendentes contam. Uma pessoa conta uma só vez em todas as áreas de trabalho que paga. Os revisores não ocupam lugar, até 25 por área de trabalho, em todos os planos.

Convide a sua equipa, cada pessoa com a função mais restrita de que precisa, ative a aprovação e envie a primeira publicação para revisão. Todos os planos começam com um período experimental de 7 dias. SPREVA para agências.