Uma publicação do rascunho ao feed: um fluxo de aprovação do cliente, passo a passo

No SPREVA, um fluxo de aprovação para redes sociais tem duas pessoas e três botões. O autor escreve uma publicação, escolhe a hora e carrega em Enviar para revisão. O cliente abre um e-mail, vê a publicação como a rede a vai mostrar e carrega em Aprovar, que a agenda, ou em Pedir alterações, que a devolve com uma nota. Uma publicação que ninguém aprova não é enviada, e cada sim deixa um registo.

O Tiago gere a agência e configura isto uma vez por cliente. Em Equipa, convida a Ana, dona da padaria, com a função Revisor: sem lugar, sem palavra-passe, e nada da área de trabalho além das publicações que lhe são enviadas. Como é o convite do lado dela.

Depois, decide se a aprovação é a regra. Com “As publicações precisam de aprovação antes de saírem” ativado, em Definições, Geral, cada publicação é enviada para revisão, e só um Proprietário ou Administrador pode saltar a revisão, ficando isso registado. O que a regra muda para cada função.

No sábado, a padaria vende os primeiros pães de abóbora na feira de outono. Na segunda-feira, a Marta escreve a publicação que deve levar lá as pessoas, para sair na quinta-feira às 8h:

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   Marta escreve a legenda, junta a fotografia, escolhe o Instagram e o Facebook da padaria e marca quinta-feira às 8h.

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   Marta carrega em Enviar para revisão. A publicação fica à espera, marcada como Em revisão; ainda nada está agendado.

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   SPREVA espera cerca de um quarto de hora, caso venham mais publicações, e depois envia à Ana um só e-mail com tudo o que está à espera. A ligação do e-mail inicia-lhe logo a sessão.

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   Ana abre-o no telemóvel entre duas fornadas de pão e vê a publicação como cada rede a vai mostrar, com a legenda completa.

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   Ana carrega em Aprovar. A publicação fica agendada para quinta-feira às 8h, a hora que a Marta escolheu, e a Marta vê-a aprovada.

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   SPREVA publica-a na quinta-feira às 8h, e a aprovação fica com a publicação como registo.

Conte os cliques. Além de escrever, a Marta escolheu uma hora e carregou em Enviar para revisão. A Ana abriu um e-mail e carregou em Aprovar. O resto ficou a cargo do SPREVA.

Agora, a outra resposta. A legenda diz que a feira abre às nove; abre às dez. A Ana carrega em Pedir alterações e escreve “Abre às dez.” A nota é obrigatória, e a publicação volta para a Marta como rascunho, com a nota.

A Marta corrige a legenda e volta a enviar a publicação, com a hora já preenchida. A Ana vê o que mudou desde a sua nota e aprova. A ronda custou uma nota e mais um Enviar para revisão, tudo na publicação, não numa conversa.

Se a Ana nunca abrir o e-mail, recebe um lembrete na quarta-feira de manhã, e a Marta pode lembrá-la a partir da publicação. Se a quinta-feira às 8h chegar sem um sim, a publicação não é enviada: volta a ser um rascunho, e a Marta é avisada. O que combinar com um cliente sobre prazos.

Se a Marta alterar a legenda depois do sim, a publicação volta para a Ana, mantendo a hora; Anular repõe a versão aprovada e a aprovação. Mudar só a hora mantém o sim, e a mudança fica registada. O que guarda o registo de uma aprovação.

O processo habitual de aprovação do cliente é uma captura de ecrã numa conversa e um sim que é preciso voltar a encontrar mais tarde. Um processo de aprovação de conteúdos na própria publicação muda quatro coisas:

• Adicionar o cliente não custa nada. Sem lugar, sem palavra-passe, sem ferramenta para aprender.
• Não sai nada que ninguém tenha aprovado. Com a aprovação obrigatória, uma publicação sem um sim volta para os rascunhos à hora marcada, em vez de ir para o feed.
• A resposta fica na publicação. O sim, a nota e a correção estão onde a próxima pessoa os encontra, não na conversa de alguém.
• Fica um registo para depois. Quem aprovou, quando e exatamente que versão, pronto a imprimir.

Para a Ana, as publicações vêm da agência: nos planos Pro e Business, o nome e o logótipo da agência estão em tudo o que ela vê. E, se for também dona do café ao lado, continua a ter uma só caixa de entrada, com as publicações de cada empresa sob o respetivo nome.

Convide um cliente como Revisor, escreva uma publicação a sério, escolha a hora e carregue em Enviar para revisão. Os revisores são gratuitos em todos os planos, até 25 por área de trabalho, e todos os planos começam com um período experimental de 7 dias. Como funciona a aprovação do cliente.