Stockage en ligne

Un stockage en ligne est un compte Google Drive ou Dropbox qui vous appartient, connecté une fois à votre espace de travail. Cette seule connexion sert à trois choses :

• Une sauvegarde. SPREVA garde une copie de votre médiathèque dans votre stockage, rangée comme dans SPREVA, et la tient à jour de lui-même.
• Vos fichiers, dans SPREVA. Les dossiers Dropbox que vous choisissez apparaissent dans SPREVA, et vous importez leurs fichiers à la main ou automatiquement. Depuis Google Drive, vous importez les fichiers que vous choisissez.
• Un lien qui demande des fichiers. Pour une personne qui n’a pas de stockage à partager avec vous, un lien Demander des fichiers sur un dossier de votre médiathèque lui permet d’y envoyer des fichiers directement.

Chaque forfait comprend le stockage en ligne. Un espace de travail peut connecter un Google Drive et un Dropbox, et utiliser les deux à la fois.

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   Dans SPREVA, ouvrez Paramètres, puis Stockage en ligne.

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   Cliquez sur Connecter Google Drive ou Connecter Dropbox, connectez-vous à ce compte et autorisez SPREVA.

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   De retour dans SPREVA, la première sauvegarde commence aussitôt. Avec Dropbox, SPREVA vous demande aussi quels dossiers afficher : choisissez-en maintenant, ou passez cette étape et choisissez-les plus tard.

Les propriétaires et les administrateurs connectent un stockage et modifient ses réglages. Les autres membres de l’espace de travail peuvent voir où il en est.

Chaque stockage apparaît aussi dans Médias, sous les dossiers propres à SPREVA, avec le nombre de fichiers de sa sauvegarde. Ouvrez-le pour voir ce qui est sauvegardé et ce qui attend encore.

SPREVA range la sauvegarde comme votre médiathèque est rangée dans SPREVA, dans les mêmes dossiers et sous les mêmes noms, et la tient à jour de lui-même : un nouveau fichier est copié en quelques minutes.

Dans Google Drive, la sauvegarde se trouve dans un dossier au nom de votre espace de travail, à l’intérieur d’un dossier SPREVA de Mon Drive. Dans Dropbox, elle se trouve dans un dossier au nom de votre espace de travail, à l’intérieur d’un dossier SPREVA à la racine de votre Dropbox.

• L’original de chaque fichier de votre médiathèque, en pleine qualité, sous le nom qu’il porte dans SPREVA.
• Vos exports Studio, quand Inclure les exports du Studio est activé. Ils vont dans un dossier Exports, avec un dossier par projet.

Les publications, les scripts et les projets Studio ne sont pas copiés : une sauvegarde contient vos fichiers. Un fichier que vous avez importé depuis un stockage n’est pas recopié dans la sauvegarde de ce même stockage.

• Renommez ou déplacez un fichier ou un dossier, et il est aussi renommé ou déplacé dans votre sauvegarde.
• Faites pivoter une image ou une vidéo, et votre sauvegarde reçoit la nouvelle version. Google Drive et Dropbox gardent la précédente dans l’historique des versions du fichier.
• Supprimez un fichier dans SPREVA, et il reste dans votre sauvegarde. SPREVA ne supprime jamais rien dans votre Google Drive ou votre Dropbox.

Sous Que sauvegarder, gardez Toute la médiathèque, ou choisissez Dossiers choisis et ajoutez les dossiers voulus. Un dossier emporte les dossiers qu’il contient, et un fichier que vous y déplacez est sauvegardé avec lui.

Retirer un dossier arrête les nouvelles copies de ses fichiers. Ce qui a déjà été copié reste dans votre sauvegarde.

• Mettre en pause arrête les copies jusqu’à ce que vous désactiviez l’option. Rien n’est retiré, et la sauvegarde rattrape son retard à la reprise.
• Sauvegarder maintenant lance une sauvegarde tout de suite au lieu d’attendre la prochaine modification, et réessaie chaque fichier qui n’a pas pu être copié.
• Vérifier la sauvegarde cherche chaque fichier dans votre Google Drive ou votre Dropbox et compte ceux qui n’y sont plus. Sauvegarder maintenant les copie alors à nouveau.

SPREVA ne remet jamais de lui-même un fichier que vous avez supprimé dans votre Google Drive ou votre Dropbox, au cas où vous l’auriez supprimé pour libérer de la place.

Dans Dropbox, vous choisissez les dossiers que vous voulez voir dans SPREVA : l’un des vôtres, ou un dossier qu’un client partage avec vous.

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   Dans Paramètres, puis Stockage en ligne, cliquez sur Choisir des dossiers… pour votre Dropbox. SPREVA vous le propose aussi juste après la connexion.

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   Ouvrez vos dossiers un niveau à la fois et cochez ceux que vous voulez. Le chemin de chaque dossier coché s’affiche sous la liste.

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   Cliquez sur le bouton qui les affiche, par exemple Afficher 3 dossiers. Ils apparaissent dans Médias, sous votre Dropbox.

Un dossier choisi est une fenêtre sur votre Dropbox, pas une copie. Ouvrez-le dans Médias et vous voyez ce qu’il contient en ce moment, avec des miniatures, mais rien n’est dans SPREVA tant que vous ne l’avez pas importé : d’ici là, vous ne pouvez pas utiliser un fichier dans une publication ni dans le Studio, et il ne compte pas dans votre stockage.

Les dossiers choisis sont listés dans Paramètres, puis Stockage en ligne, sous Dossiers affichés dans SPREVA, chacun avec son nombre de fichiers et sa dernière vérification. Retirer sort un dossier de SPREVA, et ce que vous en avez déjà importé reste dans votre médiathèque.

Ouvrez dans Médias un dossier que vous avez choisi et faites entrer ses fichiers dans votre médiathèque :

• Un fichier ou une sélection. Cochez les fichiers voulus et cliquez sur le bouton d’import qui apparaît, par exemple Importer 6 fichiers.
• Tout ce qui est ici. Tout importer ici importe chaque fichier du dossier ouvert. SPREVA vous indique d’abord combien de fichiers cela représente et la place qu’ils prennent.
• Déjà dans votre médiathèque. Un fichier déjà importé porte la mention Dans la médiathèque sous son nom. Cliquez dessus pour l’ouvrir dans votre médiathèque.

Les fichiers que vous importez depuis un dossier choisi vont dans un dossier de votre médiathèque nommé From Dropbox (ou From Google Drive), avec un dossier pour chaque dossier choisi. Pour les envoyer ailleurs, utilisez Importer dans sur ce dossier, dans Paramètres, puis Stockage en ligne. Les fichiers que vous choisissez dans la fenêtre de Google, ou que vous cochez sous Dropbox après avoir cliqué sur Importer, vont dans le dossier que vous aviez ouvert dans Médias au moment de les choisir.

Un fichier que la médiathèque n’accepte pas, à cause de son type ou de sa taille, apparaît grisé avec la raison et ne peut pas être coché. La recherche trouve les fichiers par leur nom dans le dossier ouvert ; les autres filtres de la médiathèque ne s’y appliquent pas.

Activez Importer automatiquement pour un dossier dans Paramètres, puis Stockage en ligne, et SPREVA fait entrer chaque nouveau fichier qui y arrive en quelques minutes, sans que vous ayez à ouvrir quoi que ce soit. C’est la façon de travailler avec un client qui dépose des photos dans un dossier qu’il partage avec vous.

• Jamais deux fois le même fichier. SPREVA se souvient de ce qu’il a importé et ignore un fichier qui est déjà dans votre médiathèque. Un fichier modifié dans votre stockage revient comme un nouveau fichier, à côté du précédent.
• Les dossiers à l’intérieur sont conservés. Un dossier à l’intérieur de celui que vous avez choisi devient un dossier à l’intérieur de son dossier dans votre médiathèque.
• Seul ce qui est importé compte. Ce qui se trouve dans votre stockage n’utilise pas le stockage de votre forfait : un fichier compte une fois importé. Quand votre stockage est plein, les imports s’arrêtent jusqu’à ce qu’il y ait de la place, et les propriétaires sont prévenus.
• Vous savez ce qui est arrivé. Après un import, l’espace de travail reçoit une notification, par exemple « 12 fichiers sont arrivés depuis Dropbox dans le dossier Photos du client », avec un lien vers le dossier.

Dans Médias, un tel dossier indique Import automatique et sa dernière vérification. Vérifier maintenant cherche les nouveaux fichiers tout de suite, sans attendre.

Dans Google Drive, vous importez des fichiers en les choisissant dans la fenêtre de Google. SPREVA obtient l’accès aux fichiers choisis, et à rien d’autre.

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   Dans Médias, ouvrez le dossier où doivent aller les fichiers et cliquez sur Importer.

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   Choisissez Google Drive, à côté de Fichiers et Dossier. La fenêtre de Google s’ouvre.

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   Choisissez-y vos fichiers, plusieurs à la fois si vous le souhaitez, et validez. SPREVA les importe dans le dossier que vous aviez ouvert.

La même fenêtre propose aussi Dropbox, qui ouvre votre Dropbox pour que vous cochiez des fichiers n’importe où. Si un stockage n’est pas encore connecté, la fenêtre vous le dit et vous emmène le connecter. Choisir un fichier que vous avez déjà importé ne l’importe pas une deuxième fois.

Un lien Demander des fichiers permet à n’importe qui d’ajouter des fichiers à un dossier de votre médiathèque, sans compte et sans stockage à soi : un client, un photographe, un invité.

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   Dans Médias, ouvrez le menu d’un dossier et choisissez Demander des fichiers….

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   Donnez à la demande un libellé que la personne verra, par exemple « Photos pour le lancement », et choisissez quand le lien expire : dans 7 jours, dans 30 jours ou jamais.

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   Cliquez sur Créer le lien, puis copiez le lien et envoyez-le à la personne qui doit vous transmettre des fichiers.

La personne qui ouvre le lien voit une page de votre espace de travail qui lui demande des fichiers, avec votre libellé. Elle peut indiquer son nom, ajouter ses fichiers et suivre leur envoi jusqu’à ce que chacun soit terminé.

• Seul ce dossier reçoit. Les fichiers vont dans le dossier sur lequel vous avez créé le lien, et nulle part ailleurs. La personne ne voit jamais ce qu’il contient déjà, ni rien d’autre de votre espace de travail.
• Vous savez ce qui est arrivé. L’espace de travail reçoit une notification, par exemple « Ana a envoyé des fichiers pour “Photos pour le lancement” », avec un lien vers le dossier. Le nom que la personne a indiqué est gardé avec les fichiers.
• Les limites habituelles s’appliquent. Les fichiers comptent dans le stockage de votre forfait et ont les mêmes limites de taille que vos propres imports. Un lien accepte jusqu’à 200 fichiers par heure.

Un dossier a un seul lien à la fois. Choisissez à nouveau Demander des fichiers… sur ce dossier pour voir le lien et le nombre de fichiers arrivés par lui, ou pour Désactiver le lien. Un lien désactivé ou expiré affiche une courte phrase et rien d’autre.

Toute personne qui a le lien peut ajouter des fichiers à ce dossier : envoyez-le seulement aux personnes concernées, et désactivez-le une fois que vous avez ce qu’il vous faut.

Quand un stockage a besoin de vous, SPREVA prévient les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail et le signale dans Médias.

• Se reconnecter. Si Google Drive ou Dropbox coupe l’accès de SPREVA, par exemple parce qu’il y a été retiré, la sauvegarde et les imports s’arrêtent. Ouvrez Paramètres, puis Stockage en ligne, et cliquez sur Se reconnecter : tout reprend là où il s’était arrêté.
• Votre espace est plein. La sauvegarde s’arrête jusqu’à ce qu’il y ait de la place. Libérez de l’espace ou prenez plus de stockage chez Google ou Dropbox, puis cliquez sur Sauvegarder maintenant. SPREVA réessaie aussi une fois par jour.
• Un fichier n’a pas pu être copié. La sauvegarde l’affiche sous En échec, avec la raison, et SPREVA le réessaie plus tard.
• Un fichier n’a pas pu être importé. SPREVA note la raison sur le dossier, et les autres fichiers continuent d’arriver.

Une sauvegarde continue de tourner tant qu’un espace de travail est en pause, par exemple après la fin de son forfait : vos fichiers restent dans votre Google Drive ou votre Dropbox, même une fois l’espace de travail supprimé. Un espace de travail en pause ne peut pas connecter de nouveau stockage, et ses liens Demander des fichiers n’acceptent plus de fichiers.

Dans Paramètres, puis Stockage en ligne, Déconnecter retire l’accès de SPREVA à votre Google Drive ou votre Dropbox, et la sauvegarde et les imports s’arrêtent. Les fichiers qui se trouvent déjà dans votre stockage restent où ils sont, et ils vous appartiennent. Ce que vous avez importé reste dans votre médiathèque.

Vous pouvez aussi retirer l’accès sur la page des autorisations de votre compte Google ou dans les applications connectées de Dropbox. SPREVA indique alors que le stockage a besoin que vous vous reconnectiez.