Unidades en la nube

Una unidad en la nube es una cuenta de Google Drive o Dropbox que es tuya, conectada una sola vez a tu espacio de trabajo. Esa conexión sirve para tres cosas:

• Una copia de seguridad. SPREVA guarda una copia de tu biblioteca en tu unidad, organizada como en SPREVA, y la mantiene al día por sí solo.
• Tus archivos, dentro de SPREVA. Las carpetas de Dropbox que eliges aparecen en SPREVA, e importas sus archivos a mano o automáticamente. De Google Drive, importas los archivos que eliges.
• Un enlace para pedir archivos. Si alguien no tiene una unidad que compartir contigo, un enlace de Pedir archivos en una carpeta de tu biblioteca le permite enviarte archivos directamente a ella.

Todos los planes incluyen unidades en la nube. Un espacio de trabajo puede conectar un Google Drive y un Dropbox, y usar los dos a la vez.

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   En SPREVA, abre Ajustes y luego Unidades en la nube.

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   Haz clic en Conectar Google Drive o Conectar Dropbox, inicia sesión en esa cuenta y permite el acceso a SPREVA.

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   De vuelta en SPREVA, la primera copia empieza enseguida. Con Dropbox, SPREVA también te pregunta qué carpetas mostrar: elige algunas ahora, u omite este paso y elígelas más tarde.

Los propietarios y administradores conectan una unidad y cambian sus ajustes. El resto del espacio de trabajo puede ver cómo va.

Cada unidad también aparece en Multimedia, debajo de las carpetas propias de SPREVA, con el número de archivos de su copia. Ábrela para ver qué está copiado y qué sigue esperando.

SPREVA organiza la copia igual que tu biblioteca en SPREVA, con las mismas carpetas y los mismos nombres, y la mantiene al día por sí solo: un archivo nuevo se copia en pocos minutos.

En Google Drive, la copia está en una carpeta con el nombre de tu espacio de trabajo, dentro de una carpeta SPREVA en Mi unidad. En Dropbox, está en una carpeta con el nombre de tu espacio de trabajo, dentro de una carpeta SPREVA en la raíz de tu Dropbox.

• El original de cada archivo de tu biblioteca, con su calidad completa y con el nombre que tiene en SPREVA.
• Tus exportaciones de Studio, cuando Incluir exportaciones de Studio está activado. Van a una carpeta Exports, con una carpeta para cada proyecto.

Las publicaciones, los guiones y los proyectos de Studio no se copian: una copia de seguridad guarda tus archivos. Un archivo que importaste de una unidad no se vuelve a copiar en la copia de esa misma unidad.

• Renombra o mueve un archivo o una carpeta, y también se renombra o se mueve en tu copia.
• Gira una imagen o un vídeo, y tu copia recibe la nueva versión. Google Drive y Dropbox guardan la anterior en el historial de versiones del archivo.
• Elimina un archivo en SPREVA, y se queda en tu copia. SPREVA nunca elimina nada en tu Google Drive ni en tu Dropbox.

En Qué copiar, deja Toda la biblioteca, o elige Carpetas elegidas y añade las carpetas que quieras. Una carpeta incluye las carpetas que contiene, y un archivo que mueves a ella se copia con ella.

Al quitar una carpeta, sus archivos nuevos dejan de copiarse. Lo que ya se copió se queda en tu copia.

• Pausar detiene la copia hasta que lo vuelvas a desactivar. No se quita nada, y la copia se pone al día cuando se reanuda.
• Copiar ahora empieza una copia enseguida en lugar de esperar al siguiente cambio, y vuelve a intentar cada archivo que no se pudo copiar.
• Comprobar copia busca cada archivo en tu Google Drive o Dropbox y cuenta los que ya no están. Copiar ahora los vuelve a copiar.

SPREVA nunca vuelve a poner por su cuenta un archivo que eliminaste en tu Google Drive o Dropbox, por si lo eliminaste para liberar espacio.

En Dropbox, eliges las carpetas que quieres ver en SPREVA: una tuya, o una que un cliente comparte contigo.

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   En Ajustes y luego Unidades en la nube, haz clic en Elegir carpetas… en tu Dropbox. SPREVA también te lo pregunta justo después de conectarlo.

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   Abre tus carpetas nivel a nivel y marca las que quieras. La ruta de cada carpeta que marcas aparece debajo de la lista.

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   Haz clic en el botón que las muestra, por ejemplo Mostrar 3 carpetas. Aparecen en Multimedia, debajo de tu Dropbox.

Una carpeta que eliges es una ventana a tu Dropbox, no una copia. Ábrela en Multimedia y ves lo que contiene ahora mismo, con miniaturas, pero nada está en SPREVA hasta que lo importas: hasta entonces no puedes usar un archivo en una publicación ni en el Studio, y no cuenta para tu almacenamiento.

Las carpetas que elegiste aparecen en Ajustes y luego Unidades en la nube, en Carpetas que se muestran en SPREVA, cada una con su número de archivos y la última vez que se comprobó. Quitar saca una carpeta de SPREVA, y lo que ya importaste de ella se queda en tu biblioteca.

Abre en Multimedia una carpeta que elegiste y trae sus archivos a tu biblioteca:

• Un archivo o una selección. Marca los archivos que quieras y haz clic en el botón de importar que aparece, por ejemplo Importar 6 archivos.
• Todo lo de aquí. Importar todo lo de aquí importa cada archivo de la carpeta que tienes abierta. Antes, SPREVA te dice cuántos archivos son y cuánto espacio ocupan.
• Ya en tu biblioteca. Un archivo que ya importaste indica En la biblioteca debajo de su nombre. Haz clic en él para abrirlo en tu biblioteca.

Los archivos que importas de una carpeta que elegiste van a una carpeta de tu biblioteca llamada From Dropbox (o From Google Drive), con una carpeta para cada carpeta que elegiste. Para enviarlos a otro sitio, usa Importar en en esa carpeta, en Ajustes y luego Unidades en la nube. Los archivos que eliges en la ventana de Google, o que marcas en Dropbox después de hacer clic en Subir, van a la carpeta que tenías abierta en Multimedia al elegirlos.

Un archivo que la biblioteca no admite, por su tipo o su tamaño, aparece atenuado con el motivo y no se puede marcar. La búsqueda encuentra archivos por nombre en la carpeta que tienes abierta; los demás filtros de la biblioteca no se aplican allí.

Activa Importar automáticamente para una carpeta en Ajustes y luego Unidades en la nube, y SPREVA trae cada archivo nuevo que llega a ella en pocos minutos, sin que tengas que abrir nada. Es la forma de trabajar con un cliente que deja fotos en una carpeta que comparte contigo.

• Nunca el mismo archivo dos veces. SPREVA recuerda lo que importó y omite un archivo que ya está en tu biblioteca. Un archivo que cambió en tu unidad vuelve a entrar como un archivo nuevo, junto al anterior.
• Se conservan las carpetas de dentro. Una carpeta dentro de la que elegiste se convierte en una carpeta dentro de su carpeta en tu biblioteca.
• Solo cuenta lo importado. Lo que está en tu unidad no usa el almacenamiento de tu plan: un archivo cuenta cuando se importa. Si tu almacenamiento se llena, las importaciones se detienen hasta que haya sitio, y se avisa a los propietarios.
• Te avisa de lo que llegó. Después de una importación, el espacio de trabajo recibe una notificación, por ejemplo “Han llegado 12 archivos de Dropbox a Fotos del cliente”, con un enlace a la carpeta.

En Multimedia, esa carpeta indica Se importa sola y la última vez que se comprobó. Comprobar ahora busca archivos nuevos enseguida, sin esperar.

En Google Drive, importas archivos eligiéndolos en la propia ventana de Google. SPREVA recibe acceso a los archivos que eliges y a nada más.

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   En Multimedia, abre la carpeta a la que deben ir los archivos y haz clic en Subir.

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   Elige Google Drive, junto a Archivos y Carpeta. Se abre la ventana de Google.

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   Elige allí tus archivos, varios a la vez si quieres, y confirma. SPREVA los importa en la carpeta que tenías abierta.

La misma ventana también tiene la opción Dropbox, que abre tu Dropbox para que marques archivos de cualquier parte. Si una unidad aún no está conectada, la ventana te lo dice y te lleva a conectarla. Elegir un archivo que ya importaste no lo vuelve a importar.

Un enlace de Pedir archivos permite que cualquiera añada archivos a una carpeta de tu biblioteca, sin cuenta y sin unidad propia: un cliente, un fotógrafo, un invitado.

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   En Multimedia, abre el menú de una carpeta y elige Pedir archivos….

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   Ponle a la petición una etiqueta que la persona verá, por ejemplo “Fotos para el lanzamiento”, y elige cuándo caduca el enlace: en 7 días, en 30 días o nunca.

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   Haz clic en Crear enlace, copia el enlace y envíalo a quien deba mandarte archivos.

Quien abre el enlace ve una página de tu espacio de trabajo que le pide archivos, con tu etiqueta. Puede escribir su nombre, añadir sus archivos y ver cómo se suben hasta que cada uno termina.

• Solo esa carpeta los recibe. Los archivos van a la carpeta en la que creaste el enlace, y a ningún otro sitio. La persona nunca ve lo que ya hay en ella ni nada más de tu espacio de trabajo.
• Te avisa de lo que llegó. El espacio de trabajo recibe una notificación, por ejemplo “Ana ha enviado archivos a «Fotos para el lanzamiento»”, con un enlace a la carpeta. El nombre que dio la persona se guarda con los archivos.
• Se aplican los límites de siempre. Los archivos cuentan para el almacenamiento de tu plan y tienen los mismos límites de tamaño que tus propias subidas. Un enlace admite hasta 200 archivos por hora.

Una carpeta tiene un solo enlace a la vez. Vuelve a elegir Pedir archivos… en ella para ver el enlace y cuántos archivos llegaron por él, o para Desactivar enlace. Un enlace desactivado o caducado muestra una frase breve y nada más.

Cualquiera que tenga el enlace puede añadir archivos a esa carpeta, así que envíalo solo a quien quieras y desactívalo cuando tengas lo que necesitas.

Cuando una unidad te necesita, SPREVA avisa a los propietarios y administradores del espacio de trabajo y la marca en Multimedia.

• Volver a iniciar sesión. Si Google Drive o Dropbox retira el acceso de SPREVA, por ejemplo porque alguien lo quitó allí, la copia y las importaciones se detienen. Abre Ajustes y luego Unidades en la nube, y haz clic en Volver a iniciar sesión: todo sigue donde se quedó.
• Tu espacio está lleno. La copia se detiene hasta que haya sitio. Libera espacio o consigue más almacenamiento de Google o Dropbox, y luego haz clic en Copiar ahora. SPREVA también lo vuelve a intentar una vez al día.
• Un archivo no se pudo copiar. La copia lo muestra en Con error, con el motivo, y SPREVA lo vuelve a intentar más tarde.
• Un archivo no se pudo importar. SPREVA anota el motivo en la carpeta, y los demás archivos siguen llegando.

Una copia de seguridad sigue funcionando mientras un espacio de trabajo está en pausa, por ejemplo cuando termina su plan, así que tus archivos se quedan en tu Google Drive o Dropbox incluso cuando el espacio de trabajo se elimina. Un espacio de trabajo en pausa no puede conectar una unidad nueva, y sus enlaces de Pedir archivos dejan de aceptar archivos.

En Ajustes y luego Unidades en la nube, Desconectar retira el acceso de SPREVA a tu Google Drive o Dropbox, y la copia y las importaciones se detienen. Los archivos que ya están en tu unidad se quedan donde están, y son tuyos. Lo que importaste se queda en tu biblioteca.

También puedes retirar el acceso en la página de permisos de tu cuenta de Google o en las apps conectadas de Dropbox. SPREVA muestra entonces que la unidad necesita que vuelvas a iniciar sesión.