“Eso no es lo que aprobé”: qué enseñarle al cliente

Cuando un cliente discute una publicación, no basta con demostrar que aprobó algo: necesitas demostrar que aprobó esto. Un registro que valga la pena guardar dice quién aprobó, cuándo y exactamente qué versión, y si la publicación cambió después. En SPREVA cada aprobación deja ese registro por sí sola, en el momento en que el cliente pulsa Aprobar. Se imprime o se guarda como PDF, y un CSV reúne las decisiones de un periodo.

La mayoría de las aprobaciones son una respuesta en un chat: un pulgar arriba bajo una captura, “perfecto” bajo un borrador, “adelante” al final de una llamada. Cada una es real, y cada una es débil de la misma manera: no dice a qué versión respondía. La captura era de antes de corregir el precio; la llamada trató cuatro publicaciones a la vez.

Tampoco dice siempre quién: en un chat de grupo, la persona que respondió puede no ser la que decide. Y un mes después, encontrarla significa rebuscar en el chat mientras el cliente espera.

Uses la herramienta que uses, una aprobación que valga la pena guardar responde a cuatro preguntas sin que nadie tenga que acordarse de nada:

• Quién. Una persona con nombre, con la dirección de correo que tenía ese día, no un apodo en un chat.
• Cuándo. El momento en que aprobó, en una zona horaria que las dos partes lean igual.
• Qué, exactamente. El texto de cada cuenta, las imágenes y las cuentas tal como estaban en ese momento, y si algo de eso cambió después.
• Qué hubo antes. Las rondas anteriores y las notas que pedían cambios, para que el sí se pueda leer en contexto.

En SPREVA la propia aprobación crea este registro: el nombre y el correo del cliente tal como son ese día, la hora y una copia exacta de lo que se le mostró, con su huella, un SHA-256 que sería distinto si cambiara una sola palabra, un archivo o una cuenta. Las rondas anteriores se quedan con él, con sus notas.

Las publicaciones cambian después de aprobarse: una errata, un precio, una foto mejor. En SPREVA, cambiar el texto, una imagen o las cuentas de una publicación aprobada la devuelve a revisión, con la misma hora. Si el cambio fue un error, Deshacer recupera la versión aprobada y la aprobación.

Mover solo la hora es distinto: la publicación sigue siendo la aprobada, así que no se revisa de nuevo. El cambio queda anotado en el registro, con quién lo hizo, y el cliente lo ve en la publicación.

Cada publicación aprobada tiene un Registro de aprobación en su página, hecho para imprimirse: la publicación tal como se aprobó, cuándo estaba prevista y cuándo se publicó, quién la aprobó y su correo ese día, el momento en UTC y en la zona horaria del espacio de trabajo, la versión con su huella y las rondas anteriores. El navegador lo imprime o lo guarda como PDF.

Para un periodo, Exportar aprobaciones, en Publicaciones, da un CSV con una línea por decisión: quién aprobó o pidió cambios, cuándo y sobre qué versión, para un rango de fechas y, si quieres, una campaña. Es el archivo que adjuntar a un informe mensual.

Un registro no es un arma, y el cliente que escribe “eso no es lo que aprobé” suele estar preocupado, no ser hostil. Abre el registro antes de responder: o la publicación salió tal como se aprobó, o cambió después, y las dos cosas son más fáciles de hablar con el registro delante que de memoria.

Si salió tal como se aprobó, dilo con claridad, adjunta el registro y ofrece lo que puedes hacer ahora:

Si cambió después de la aprobación, dilo también, y qué vas a hacer distinto. Un registro descubre un error de tu propio equipo con la misma facilidad con la que muestra lo que aprobó el cliente.

Invita a un cliente como Revisor, envíale una publicación y abre su Registro de aprobación cuando la apruebe. Los revisores son gratis en todos los planes, hasta 25 por espacio de trabajo, y todos los planes empiezan con una prueba de 7 días. Cómo funciona la aprobación del cliente.