Como partilhar fotografias, vídeos e pastas entre áreas de trabalho, sem cópias

Na biblioteca multimédia, abra o menu de um ficheiro ou de uma pasta, escolha Partilhar… e assinale as outras áreas de trabalho que o devem ter. Essas áreas de trabalho veem-no, marcado como partilhado, e podem usá-lo em publicações e no Studio, mas só a área de trabalho de onde veio o pode alterar ou eliminar. Uma pasta partilhada inclui tudo o que lhe acrescentar mais tarde. Pode deixar de partilhar a qualquer momento, e o SPREVA avisa primeiro se alguém o estiver a usar.

A partilha serve para ficheiros de que várias áreas de trabalho precisam e que nenhuma deve alterar por conta própria:

• Uma empresa com uma área de trabalho por marca ou por país, que partilha os logótipos, as fotografias dos produtos e as imagens aprovadas.
• Uma agência com o seu próprio arquivo de vídeos e de música, usado nas áreas de trabalho dos seus clientes.
• Um criador com uma área de trabalho por canal, que partilha entre elas as imagens de recurso e as introduções.

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   Na biblioteca multimédia, abra o menu de um ficheiro ou de uma pasta e escolha Partilhar….

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   Assinale as áreas de trabalho que o devem ter, ou escolha Selecionar todas as minhas áreas de trabalho, e carregue em Guardar.

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   Uma pasta é partilhada com tudo o que tem dentro, incluindo os ficheiros que lhe forem acrescentados mais tarde, por isso a pasta partilhada mantém-se atualizada sozinha.

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   A partir daí, o ficheiro ou a pasta mostra com quantas áreas de trabalho está partilhado, e é no mesmo menu que muda quem o tem.

Os ficheiros partilhados aparecem na biblioteca da área de trabalho que os recebe, em Partilhado com esta área de trabalho, cada um marcado com a sua origem:

• Use-os em publicações e em vídeos do Studio, e encontre-os na pesquisa, como qualquer outro ficheiro.
• Não podem ser alterados aí: não é possível mudar-lhes o nome, etiquetá-los, movê-los nem eliminá-los. Para os alterar, abra-os na área de trabalho a que pertencem.
• Copiar para a minha biblioteca faz uma cópia própria, para quando esta área de trabalho precisar de a alterar.
• Remover desta área de trabalho, ao alcance de um proprietário ou de um administrador dessa área de trabalho, deixa de mostrar aí uma pasta partilhada que não faz falta.

Um ficheiro partilhado não é copiado: fica na área de trabalho que o partilhou, e é aí que conta para o armazenamento. Por isso há um só logótipo para manter atualizado, não cinco, e as outras áreas de trabalho nunca enchem o seu armazenamento com os mesmos ficheiros.

Abra o mesmo menu, que agora mostra quantas áreas de trabalho o têm, e carregue em Deixar de partilhar. Se uma área de trabalho estiver a usar o ficheiro, o SPREVA mostra-lhe primeiro quantos projetos do Studio e quantas publicações dessa área de trabalho o usam. Continuam a tê-lo, mas não o podem exportar nem publicar até voltar a ser partilhado; o que já foi exportado fica como está.

Uma publicação cujo ficheiro deixou de estar partilhado fica retida antes de sair e diz porquê, para que possa substituir o ficheiro ou pedir que volte a ser partilhado. Nada é publicado com uma imagem em falta.

Um vídeo inteiro também pode mudar de sítio. No Studio, escolha Copiar para uma área de trabalho… num projeto: a área de trabalho que escolher recebe uma cópia própria do projeto, enquanto os ficheiros que ele usa ficam onde estão e passam a estar partilhados com ela. As fontes da marca de que precisa vão junto. O Studio faz parte dos planos Pro e Business.

Um agente de IA ligado ao SPREVA também pode partilhar ficheiros, e pede a sua aprovação antes de o fazer:

Crie uma pasta com os ficheiros de que todas as áreas de trabalho precisam, partilhe-a com todas e deixe de carregar o mesmo logótipo duas vezes. Todos os planos começam com um período experimental de 7 dias. Como gerir as redes sociais de vários clientes sem publicar no cliente errado.