Como compartilhar fotos, vídeos e pastas entre espaços de trabalho, sem cópias

Na biblioteca de mídia, abra o menu de um arquivo ou de uma pasta, escolha Compartilhar… e marque os outros espaços de trabalho que vão ter acesso. Eles veem o arquivo, marcado como compartilhado, e podem usar em publicações e no Studio, mas só o espaço de trabalho de origem pode alterar ou excluir. Uma pasta compartilhada inclui tudo o que você adicionar a ela depois. Pare de compartilhar quando quiser, e o SPREVA avisa antes se alguém estiver usando.

Compartilhar serve para arquivos de que vários espaços de trabalho precisam e que nenhum deles deve alterar por conta própria:

• Uma empresa com um espaço de trabalho por marca ou por país, compartilhando os logos, as fotos dos produtos e as imagens aprovadas.
• Uma agência com o próprio acervo de vídeos e músicas, usado nos espaços de trabalho dos clientes.
• Um criador com um espaço de trabalho por canal, compartilhando as imagens de apoio e as vinhetas entre eles.

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   Na biblioteca de mídia, abra o menu de um arquivo ou de uma pasta e escolha Compartilhar….

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   Marque os espaços de trabalho que vão ter acesso, ou use Selecionar todos os meus espaços de trabalho, e clique em Salvar.

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   Uma pasta é compartilhada com tudo o que tem dentro, inclusive os arquivos adicionados depois, então a pasta compartilhada se mantém atualizada sozinha.

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   A partir daí, o arquivo ou a pasta mostra com quantos espaços de trabalho está compartilhado, e o mesmo menu muda quem tem acesso.

Os arquivos compartilhados aparecem na biblioteca do espaço de trabalho que recebe, em Compartilhado com este espaço de trabalho, cada um marcado com a origem:

• Use esses arquivos em publicações e em vídeos do Studio, e encontre os arquivos na busca, como qualquer outro arquivo.
• Eles não podem ser alterados ali: nada de renomear, etiquetar, mover ou excluir. Para alterar, abra no espaço de trabalho de origem.
• Copiar para minha biblioteca faz uma cópia própria, para quando este espaço de trabalho precisar alterar o arquivo.
• Remover deste espaço de trabalho, disponível para um proprietário ou administrador desse espaço, deixa de mostrar uma pasta compartilhada que não faz falta ali.

Um arquivo compartilhado não é copiado: ele fica no espaço de trabalho que o compartilhou, e o armazenamento conta ali. Assim, existe um logo para manter atualizado, não cinco, e os outros espaços de trabalho nunca enchem o próprio armazenamento com os mesmos arquivos.

Abra o mesmo menu, que agora mostra quantos espaços de trabalho têm acesso, e clique em Parar de compartilhar. Se um espaço de trabalho estiver usando o arquivo, o SPREVA mostra antes quantos projetos do Studio e quantas publicações dele usam o arquivo. Os projetos e as publicações continuam com o arquivo, mas não podem exportar nem publicar até que ele seja compartilhado de novo; o que já foi exportado continua como está.

Uma publicação cujo arquivo não está mais compartilhado é interrompida antes de sair e diz o motivo, para você trocar o arquivo ou pedir que ele seja compartilhado de novo. Nada é publicado com uma imagem faltando.

Um vídeo inteiro também pode mudar de lugar. No Studio, escolha Copiar para um espaço de trabalho… em um projeto: o espaço de trabalho que você escolher recebe a própria cópia do projeto, enquanto os arquivos que ele usa ficam onde estão e são compartilhados com esse espaço. As fontes da marca de que o projeto precisa vão junto. O Studio faz parte dos planos Pro e Business.

Um agente de IA conectado ao SPREVA também pode compartilhar arquivos, e pede a sua aprovação antes de fazer isso:

Crie uma pasta com os arquivos de que todos os espaços de trabalho precisam, compartilhe com todos eles e pare de enviar o mesmo logo duas vezes. Todo plano começa com um teste de 7 dias. Como gerenciar as redes sociais de vários clientes sem publicar para o cliente errado.