Cómo compartir fotos, vídeos y carpetas entre espacios de trabajo, sin copias

En la biblioteca multimedia, abre el menú de un archivo o una carpeta, elige Compartir… y marca los otros espacios de trabajo que deben tenerlo. Lo ven marcado como compartido y pueden usarlo en publicaciones y en Studio, pero solo el espacio de trabajo del que viene puede cambiarlo o eliminarlo. Una carpeta compartida incluye todo lo que le añadas más adelante. Puedes dejar de compartir cuando quieras, y SPREVA te avisa antes si alguien lo está usando.

Compartir sirve para archivos que necesitan varios espacios de trabajo y que ninguno debería cambiar por su cuenta:

• Una empresa con un espacio de trabajo por marca o por país, que comparte los logos, las fotos de producto y las imágenes aprobadas.
• Una agencia con sus propios vídeos de stock y su música, que usa en los espacios de trabajo de sus clientes.
• Un creador con un espacio de trabajo por canal, que comparte entre ellos los planos recurso y las intros.

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   En la biblioteca multimedia, abre el menú de un archivo o una carpeta y elige Compartir….

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   Marca los espacios de trabajo que deben tenerlo, o elige Seleccionar todos mis espacios de trabajo, y pulsa Guardar.

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   Una carpeta se comparte con todo lo que tiene dentro, también los archivos que se le añadan más tarde, así que la carpeta compartida se mantiene al día sola.

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   A partir de ahí, el archivo o la carpeta muestra con cuántos espacios de trabajo está compartido, y desde el mismo menú cambias quién lo tiene.

Los archivos compartidos aparecen en la biblioteca del espacio de trabajo que los recibe, en Compartido con este espacio de trabajo, cada uno marcado con su procedencia:

• Úsalos en publicaciones y en vídeos de Studio, y encuéntralos en la búsqueda, como cualquier otro archivo.
• Ahí no se pueden cambiar: ni renombrarlos, ni etiquetarlos, ni moverlos, ni eliminarlos. Ábrelos en su propio espacio de trabajo para cambiarlos.
• Copiar a mi biblioteca crea una copia propia, para cuando este espacio de trabajo necesite cambiarlo.
• Quitar de este espacio de trabajo, que puede usar un propietario o un administrador de ese espacio, deja de mostrar una carpeta compartida que no se necesita.

Un archivo compartido no se copia: se queda en el espacio de trabajo que lo compartió, y su almacenamiento cuenta allí. Así hay un solo logo que mantener al día, no cinco, y los demás espacios de trabajo nunca llenan su propio almacenamiento con los mismos archivos.

Abre el mismo menú, que ahora muestra cuántos espacios de trabajo lo tienen, y pulsa Dejar de compartir. Si un espacio de trabajo está usando el archivo, SPREVA te muestra antes cuántos de sus proyectos de Studio y publicaciones lo usan. Lo conservan, pero no pueden exportarlo ni publicarlo hasta que se vuelva a compartir; lo que ya se haya exportado se queda como está.

Una publicación cuyo archivo ya no está compartido se detiene antes de salir y explica por qué, para que puedas sustituir el archivo o pedir que se vuelva a compartir. Nada se publica con una imagen que falta.

También se puede mover un vídeo entero. En Studio, elige Copiar a un espacio de trabajo… en un proyecto: el espacio de trabajo que elijas recibe su propia copia del proyecto, mientras que los archivos que usa se quedan donde están y se comparten con él. Las fuentes de marca que necesita viajan con él. Studio forma parte de los planes Pro y Business.

Un agente de IA conectado a SPREVA también puede compartir archivos, y te pide tu aprobación antes de hacerlo:

Crea una carpeta con los archivos que necesitan todos tus espacios de trabajo, compártela con todos ellos y deja de subir el mismo logo dos veces. Todos los planes empiezan con una prueba de 7 días. Cómo gestionar las redes sociales de varios clientes sin publicar en la cuenta equivocada.