Cómo gestionar las redes sociales en equipo: roles, aprobación y quién puede publicar

Dale a cada persona el rol más limitado que le permita hacer su trabajo: los Editores escriben y envían a revisión, los Publicadores programan y un Administrador gestiona las cuentas y las personas. Activa la aprobación para que no salga nada sin que alguien lo haya visto, e invita a clientes o responsables como Revisores, que no ocupan plaza. Separa las marcas o los clientes en espacios de trabajo distintos, y deja que el registro de actividad diga quién hizo qué.

Cada miembro de un espacio de trabajo tiene un rol:

La mayoría de los equipos se parecen a una de estas:

• Un pequeño negocio: el propietario y un Editor que escribe las publicaciones de la semana para que el propietario las publique.
• Un equipo de marketing: un Administrador para las cuentas, Publicadores que llevan el calendario, Editores que escriben, y la aprobación activada.
• Una agencia: un espacio de trabajo por cliente, el equipo en cada uno y el cliente como Revisor, que aprueba sus propias publicaciones. Cómo gestionar las redes sociales de varios clientes sin publicar en la cuenta equivocada.

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   Abre Equipo y pulsa Invitar.

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   Escribe el correo de la persona y elige su rol. Quien ya tenga una cuenta de SPREVA se une al instante; los demás reciben un enlace de invitación.

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   El enlace funciona durante 7 días y solo para esa dirección de correo. Enlace nuevo lo sustituye y Retirar invitación lo cancela.

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   Cambia un rol cuando quieras. Cuando alguien se vaya, quita a esa persona: sus claves de API dejan de funcionar a la vez.

En Ajustes, activa Las publicaciones necesitan aprobación antes de salir. A partir de entonces:

• Las publicaciones se envían a revisión en lugar de programarse, tanto si las escribe un Editor como un Publicador. Las aprueban los Revisores o, si no hay ninguno, los Propietarios y Administradores.
• Un revisor aprueba, o pide cambios con una nota, lo que devuelve la publicación a su autor como borrador.
• Una publicación aprobada mantiene su hora. Editarla la devuelve a revisión; mover solo su hora, no.
• Nadie aprueba su propia publicación. Los Propietarios y Administradores pueden programar sin revisión cuando no hay más remedio, y queda registrado.

Si nadie aprueba una publicación a su hora, no sale: vuelve a ser un borrador y se avisa a su autor. El cliente no ha aprobado y la publicación tiene que salir: ¿publicar, esperar o retirar?.

Solo los Propietarios y Administradores conectan cuentas sociales y las vuelven a conectar cuando caduca el acceso; a los demás se les pide que avisen a un administrador. Todos los roles salvo Revisor ven todas las cuentas del espacio de trabajo, así que, cuando unas personas no deben ver las cuentas de otras, dale a cada marca o cliente su propio espacio de trabajo.

El registro de actividad, para Propietarios y Administradores, muestra quién hizo qué en el espacio de trabajo y cuándo. Cada publicación tiene su propia actividad, y una publicación aprobada guarda un registro de aprobación que puedes imprimir: quién la envió, quién la aprobó y qué decía en ese momento.

Si dos personas editan la misma publicación y una guarda primero, el segundo guardado se rechaza con un mensaje que pide recargar, para que nunca se sobrescriba en silencio el trabajo de nadie. El hábito que lo evita: cada publicación tiene una sola persona a cargo hasta que se envía a revisión.

Starter incluye 3 miembros, Pro 10 y Business 25, y las invitaciones pendientes también cuentan. Una persona cuenta una sola vez en todos los espacios de trabajo que pagas. Los revisores no ocupan plaza, hasta 25 por espacio de trabajo en todos los planes.

Invita a tu equipo con el rol más limitado que necesite cada persona, activa la aprobación y envía la primera publicación a revisión. Todos los planes empiezan con una prueba de 7 días. SPREVA para agencias.